Co musi zawierać faktura?
Faktura musi zawierać m.in. datę wystawienia, kolejny numer, dane obu stron z ich numerami identyfikacyjnymi, datę dostawy lub wykonania usługi, nazwę towaru albo usługi, ilość, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem. Pełny katalog jest w art. 106e ustawy o VAT.
Elementy obowiązkowe
| Element | Uwagi |
|---|---|
| Data wystawienia | W KSeF to data przesłania faktury do systemu. |
| Kolejny numer | W ramach jednej lub więcej serii, jednoznacznie identyfikujący fakturę. |
| Nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy | Zgodne z rejestrami. |
| NIP sprzedawcy i nabywcy | Przy sprzedaży dla konsumenta NIP nabywcy nie występuje. |
| Data dokonania dostawy lub wykonania usługi | Jeśli różni się od daty wystawienia. |
| Nazwa towaru lub usługi | Na tyle konkretna, żeby dało się rozpoznać, co sprzedano. |
| Ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto | Osobno dla każdej pozycji. |
| Stawka i kwota podatku, wartość sprzedaży netto | W podziale na stawki. |
| Kwota należności ogółem | Suma brutto. |
Faktura bez VAT
Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę bez stawki i kwoty podatku, z oznaczeniem „zw." i wskazaniem podstawy zwolnienia. Kwota netto i brutto są wtedy tą samą liczbą. Podatnik zwolniony ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy.
Adnotacje szczególne
| Adnotacja | Kiedy |
|---|---|
| „odwrotne obciążenie" | gdy podatek rozlicza nabywca — np. usługa dla firmy z UE |
| „mechanizm podzielonej płatności" | przy obowiązkowym MPP |
| „metoda kasowa" | u małego podatnika rozliczającego się metodą kasową |
| „samofakturowanie" | gdy fakturę wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy |
| podstawa zwolnienia | przy sprzedaży zwolnionej |
Brak daty sprzedaży, gdy różni się od daty wystawienia
To ta data decyduje o okresie rozliczeniowym i o kursie waluty. Jej brak jest wadą faktury.
Numeracja z dziurami albo powtórzeniami
Numer ma jednoznacznie identyfikować fakturę. Powtórzony numer wymaga korekty; dziura w numeracji wymaga wyjaśnienia.
Pominięcie NIP nabywcy przy sprzedaży dla firmy
Bez NIP nabywcy dokument nie spełnia wymogów faktury B2B, a nabywca ma problem z odliczeniem.
Najczęstsze pytania
Czy faktura musi mieć podpis?
Nie. Ani podpis, ani pieczątka nie są wymagane przepisami — faktura jest ważna bez nich.
Czy na fakturze musi być termin płatności?
Nie jest to element obowiązkowy z art. 106e, ale w praktyce jest niezbędny: od terminu płatności liczy się 90 dni do ulgi na złe długi i ewentualne odsetki za opóźnienie.
Czy mogę wystawić fakturę w obcym języku?
Tak, przepisy tego nie zabraniają. Na żądanie organu trzeba jednak przedstawić tłumaczenie.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Ten temat bezpośrednio wpływa na wysokość podatku albo składek. Sprawdziliśmy go w źródłach wskazanych niżej — ale Twoja sytuacja może zawierać okoliczność, której nie znamy.
- UstawaUstawa o podatku od towarów i usług
- Administracjapodatki.gov.pl — VAT
- KSeFksef.podatki.gov.pl — informacje ogólne o KSeF 2.0
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.