2026
Co to jest KSeF?
KSeF — Krajowy System e-Faktur — to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma, na którą wystawia się faktury i z której odbiera się faktury od…
2 min czytania
KSeF — Krajowy System e-Faktur
Obowiązkowy KSeF zmienia sposób wystawiania faktur w każdej firmie. Zebrane w jednym miejscu: terminy, wyjątki i to, co trzeba zrobić przed pierwszą fakturą.
Zacznij tu
Przewodnik po temacie
Jak wysłać fakturę do KSeF?
Fakturę przygotowujesz w formacie FA(3), otwierasz sesję w KSeF (uwierzytelniając się), przesyłasz dokument i czekasz na jego przyjęcie. Po przyjęciu…
2 min czytania
KSeF a firma zwolniona z VAT
Tak, KSeF dotyczy również firm zwolnionych z VAT. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest powiązany z wystawianiem faktur, a nie ze…
2 min czytania
10 artykułów
Pozostałe odpowiedzi
2026
KSeF dla jednoosobowej działalności — od czego zacząć
Właściciel jednoosobowej działalności ma w KSeF uprawnienia właścicielskie z mocy prawa — nie musi ich sobie nadawać. Wystarczy uwierzytelnić się…
2 min czytania
2026
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, i od 1…
2 min czytania
Certyfikat KSeF — co to jest i czy go potrzebujesz
Certyfikat KSeF to jedna z metod uwierzytelnienia w systemie. Typ 1 służy do logowania i otwierania sesji, typ 2 — do oznaczania faktur wystawianych…
2 min czytania
Faktura odrzucona przez KSeF — co zrobić
Odrzucona faktura nie została wystawiona — nie istnieje w obrocie. Poprawiasz błąd i wysyłasz dokument ponownie; nie wystawiasz korekty, bo nie ma…
2 min czytania
Jak odebrać fakturę z KSeF?
Faktury wystawione dla Ciebie w KSeF pobierasz z systemu — w aplikacji Ministerstwa Finansów albo w programie księgowym połączonym z API. Nie…
2 min czytania
Tryb offline24 w KSeF — co to jest i kiedy z niego korzystać
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego. Może z niego korzystać każdy…
2 min czytania
Uprawnienia w KSeF — kto może wystawiać faktury w Twoim imieniu
Właściciel jednoosobowej działalności ma uprawnienia właścicielskie z mocy prawa. Może nadać innym osobom lub podmiotom uprawnienia do wystawiania…
2 min czytania
Fakturowanie
Więcej o wystawianiu faktur
- Co to jest KSeF i jak działa?KSeF to rządowy system, przez który przechodzą faktury wystawiane między firmami w Polsce. Fakturę wysyłasz do systemu w ustalonym formacie XML, a KSeF nadaje jej własny numer i udostępnia ją nabywcy. Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik VAT musi umieć odbierać faktury przez KSeF; obowiązek wystawiania wchodzi etapami.
- Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?Obowiązek odbierania faktur przez KSeF objął wszystkich podatników 1 lutego 2026 r. Obowiązek wystawiania wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych — tych, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.
- Jak wysłać fakturę do KSeF i sprawdzić jej statusFakturę wysyłasz z programu księgowego albo z Aplikacji Podatnika. System przyjmuje przesyłkę, a po przetworzeniu nadaje numer KSeF. Od tego momentu faktura jest w systemie na stałe — nie da się jej zmienić ani wycofać. Status wysyłki widzisz w programie; przy odrzuceniu KSeF podaje kod i opis błędu.
- Faktura odrzucona przez KSeF — co dalejOdrzucenie oznacza, że faktura nie przeszła walidacji — najczęściej z powodu błędnego NIP-u, brakującej podstawy zwolnienia z VAT albo niedozwolonej kombinacji stawki i rodzaju transakcji. Faktura odrzucona nie została wystawiona w KSeF, więc możesz ją poprawić i wysłać ponownie. Korekta nie jest potrzebna.
- Certyfikat KSeF i token — czym się różniąToken to ciąg znaków, którym program uwierzytelnia się w KSeF. Certyfikat KSeF jest jego następcą: bezpieczniejszy, ważny maksymalnie 2 lata i wymagany od 1 stycznia 2027 r. Tokeny tracą ważność 31 grudnia 2026 r., więc integrację opartą wyłącznie o token trzeba wymienić przed tą datą.
- Faktury dla osób prywatnych a KSeFFaktury wystawiane osobom prywatnym nieprowadzącym działalności nie podlegają obowiązkowi KSeF. Możesz je tam wysłać dobrowolnie, ale konsument nie ma dostępu do systemu, więc dokument i tak musisz mu przekazać osobno — najczęściej jako PDF.