Co to jest KSeF?
KSeF — Krajowy System e-Faktur — to prowadzona przez Ministerstwo Finansów platforma, na którą wystawia się faktury i z której odbiera się faktury od kontrahentów. Faktury nie wysyła się już mailem: przesyłasz ją do systemu, dostaje numer KSeF, a nabywca pobiera ją stamtąd sam.
Co się właściwie zmienia
| Przed KSeF | W KSeF | |
|---|---|---|
| Format | PDF, papier, dowolny szablon | ustrukturyzowany XML według schemy FA(3) |
| Doręczenie | e-mail, poczta, ręcznie | przez system — nabywca pobiera fakturę sam |
| Data wystawienia | data na dokumencie | data przesłania faktury do KSeF |
| Numeracja | Twoja własna | Twoja własna plus numer KSeF nadany przez system |
| Archiwizacja | Twoim obowiązkiem | system przechowuje faktury przez 10 lat |
| Korekty | dowolna forma | faktura korygująca również w KSeF, ze wskazaniem numeru KSeF faktury pierwotnej |
Co to znaczy w praktyce dla jednoosobowej firmy
- 1.Potrzebujesz programu, który wyśle fakturę do KSeF — albo bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów, albo systemu księgowego zintegrowanego z API.
- 2.Musisz raz nadać sobie uprawnienia w systemie. Właściciel jednoosobowej działalności uwierzytelnia się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym.
- 3.Faktury zakupowe przestają przychodzić mailem — pojawiają się w KSeF, skąd trzeba je pobierać.
- 4.Faktura wystawiona poza systemem, mimo obowiązku, nie jest fakturą w rozumieniu przepisów.
Czego KSeF nie obejmuje
- Faktur dla konsumentów (B2C) — nie są objęte obowiązkiem, choć można je wystawiać w KSeF dobrowolnie.
- Paragonów i faktur uproszczonych z kas rejestrujących — te pozostają poza systemem na dotychczasowych zasadach.
- Faktur wystawianych przez podmioty nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności.
- Not księgowych, rachunków i innych dokumentów niebędących fakturami.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF zastępuje JPK_V7?
Nie. JPK_V7 składasz nadal. KSeF dotyczy wystawiania i doręczania faktur, JPK_V7 — raportowania ewidencji VAT.
Czy muszę archiwizować faktury wystawione w KSeF?
System przechowuje je przez 10 lat, co zdejmuje z Ciebie obowiązek archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Pozostałe dokumenty księgowe przechowujesz na dotychczasowych zasadach.
Czy KSeF jest płatny?
Nie. Sam system i aplikacja Ministerstwa Finansów są bezpłatne. Płacisz co najwyżej za program księgowy, który się z nim integruje.
Co z fakturami od zagranicznych dostawców?
Faktura wystawiona przez podmiot zagraniczny bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie trafia do KSeF. Otrzymujesz ją tak jak dotąd i księgujesz na dotychczasowych zasadach.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Ten temat bezpośrednio wpływa na wysokość podatku albo składek. Sprawdziliśmy go w źródłach wskazanych niżej — ale Twoja sytuacja może zawierać okoliczność, której nie znamy.
Przepisy w tym obszarze są w trakcie zmian albo w okresie przejściowym. Weryfikujemy tę stronę częściej niż pozostałe, ale przed decyzją warto sprawdzić źródła.
- KSeFksef.podatki.gov.pl — Krajowy System e-Faktur
- KSeFksef.podatki.gov.pl — informacje ogólne o KSeF 2.0
- UstawaUstawa o podatku od towarów i usług
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.