Jak wysłać fakturę do KSeF?
Fakturę przygotowujesz w formacie FA(3), otwierasz sesję w KSeF (uwierzytelniając się), przesyłasz dokument i czekasz na jego przyjęcie. Po przyjęciu system nadaje numer KSeF, który jest dowodem wystawienia. Datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do systemu.
Przebieg
- 1
Przygotowanie dokumentu
Faktura musi mieć strukturę FA(3) — schemat XML opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Program księgowy robi to za Ciebie; w aplikacji MF wypełniasz formularz, który generuje ten sam XML.
- 2
Uwierzytelnienie i otwarcie sesji
Podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną albo certyfikatem KSeF. Sesja może być interaktywna (pojedyncze faktury) albo wsadowa (paczka dokumentów).
- 3
Przesłanie faktury
Dokument trafia do systemu zaszyfrowany. System weryfikuje go pod kątem zgodności ze schematem i regułami biznesowymi.
- 4
Nadanie numeru KSeF
Po pozytywnej weryfikacji faktura dostaje unikalny numer identyfikujący ją w systemie. To ten numer wskazuje się później przy korekcie.
- 5
Pobranie UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru zamyka sesję i jest dowodem, co i kiedy zostało wysłane. Warto je zachować.
Data wystawienia — nowa reguła
W KSeF datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do systemu, a nie data wpisana w dokumencie. Ma to znaczenie przy fakturach wystawianych na przełomie miesiąca: wysłanie 1 czerwca faktury z datą 31 maja oznacza fakturę czerwcową.
Najczęstsze przyczyny odrzucenia
| Objaw | Zwykle oznacza |
|---|---|
| Błąd walidacji schematu | brak pola wymaganego przez FA(3) albo zła jego postać — np. NIP z myślnikami |
| Błąd reguły biznesowej | niespójność w dokumencie: sumy pozycji nie zgadzają się z sumą faktury, korekta bez wskazania faktury pierwotnej |
| Brak uprawnień | sesja otwarta w kontekście podmiotu, do którego nie masz uprawnienia wystawiania |
| Sesja wygasła | dokument wysłany po zamknięciu sesji — trzeba otworzyć nową |
Faktura przyjęta przez KSeF ma dwa numery i klient widzi oba.
- Twój numer faktury
- FV 2026/06/14
- Numer KSeF
- 5265877635-20260614-0A1B2C3D4E5F-6G
Numer KSeF jest tym, po którym fakturę można jednoznacznie odnaleźć w systemie — i tym, który wskazuje się w korekcie.
Najczęstsze pytania
Czy muszę wysyłać fakturę klientowi mailem?
Nie musisz — faktura jest doręczona przez KSeF. Możesz to zrobić dodatkowo, dla wygody klienta; taki plik jest wtedy wizualizacją, a nie fakturą.
Ile mam czasu na wysłanie faktury do KSeF?
Faktura powstaje z chwilą przesłania, więc obowiązują ogólne terminy wystawiania faktur z ustawy o VAT. Wyjątkiem jest tryb offline24, gdzie dokument trafia do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Czy mogę wysłać kilka faktur naraz?
Tak — służy do tego sesja wsadowa. Przydaje się przy comiesięcznym fakturowaniu wielu klientów.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Ten temat bezpośrednio wpływa na wysokość podatku albo składek. Sprawdziliśmy go w źródłach wskazanych niżej — ale Twoja sytuacja może zawierać okoliczność, której nie znamy.
Przepisy w tym obszarze są w trakcie zmian albo w okresie przejściowym. Weryfikujemy tę stronę częściej niż pozostałe, ale przed decyzją warto sprawdzić źródła.
- KSeFksef.podatki.gov.pl — wsparcie dla integratorów, struktura FA(3)
- KSeFksef.podatki.gov.pl — informacje ogólne o KSeF 2.0
- UstawaUstawa o podatku od towarów i usług
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.