Faktura odrzucona przez KSeF — co zrobić
Odrzucona faktura nie została wystawiona — nie istnieje w obrocie. Poprawiasz błąd i wysyłasz dokument ponownie; nie wystawiasz korekty, bo nie ma czego korygować. Numer faktury możesz zachować ten sam.
Dwie rodziny błędów
| Rodzaj | Co oznacza | Co zrobić |
|---|---|---|
| Błąd walidacji schematu | dokument nie odpowiada strukturze FA(3): brakuje pola wymaganego, pole ma złą postać albo złą długość | popraw dane w programie i wyślij ponownie; komunikat wskazuje konkretny element XML |
| Błąd reguły biznesowej | dokument jest poprawny strukturalnie, ale wewnętrznie niespójny albo sprzeczny z przepisami | sprawdź sumy, daty i powiązania — np. korektę bez wskazania faktury pierwotnej |
| Błąd sesji lub uprawnień | sesja wygasła albo działasz w kontekście podmiotu, do którego nie masz uprawnienia | otwórz nową sesję, sprawdź kontekst i uprawnienia |
Najczęstsze konkretne przyczyny
- NIP wpisany z myślnikami albo spacjami — struktura oczekuje dziesięciu cyfr.
- Suma pozycji nie zgadza się z sumą faktury o grosz — zaokrąglenia liczone od sumy zamiast pozycja po pozycji.
- Data sprzedaży późniejsza niż data wystawienia.
- Korekta bez numeru KSeF faktury pierwotnej.
- Stawka VAT niezgodna z oznaczeniem — np. „zw." z podaną kwotą podatku.
Traktowanie odrzucenia jak „faktura poszła, ale z błędem"
Odrzucenie oznacza brak faktury. Jeśli klient dostał już wizualizację, trzeba mu przekazać poprawiony dokument.
Zmienianie numeru faktury przy każdej próbie
Skoro pierwsza próba nie doprowadziła do wystawienia, numer jest wolny. Zmienianie go tworzy dziury w numeracji, które trzeba potem tłumaczyć.
Najczęstsze pytania
Czy odrzucona faktura zostawia jakiś ślad w systemie?
Nie powstaje faktura ani numer KSeF. Otrzymujesz natomiast komunikat o błędzie, który warto zachować, jeśli chcesz odtworzyć, co się wydarzyło.
Wysłałem fakturę z błędną kwotą i została przyjęta. Co teraz?
Przyjęta faktura została wystawiona i nie da się jej wycofać. Poprawiasz ją fakturą korygującą, wskazując numer KSeF faktury pierwotnej.
Czy w okresie przejściowym grożą mi kary za błędy?
Kary nie są nakładane do 31 grudnia 2026. Nie zwalnia to jednak z obowiązku doprowadzenia dokumentacji do porządku.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Zasady opisane tu obowiązują w typowych sytuacjach. Wyjątki wskazujemy w tekście, ale nie wyczerpują wszystkich możliwych przypadków.
Przepisy w tym obszarze są w trakcie zmian albo w okresie przejściowym. Weryfikujemy tę stronę częściej niż pozostałe, ale przed decyzją warto sprawdzić źródła.
- KSeFksef.podatki.gov.pl — wsparcie dla integratorów, struktura FA(3)
- KSeFksef.podatki.gov.pl — informacje ogólne o KSeF 2.0
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.