Jak wysłać fakturę do KSeF i sprawdzić jej status
Fakturę wysyłasz z programu księgowego albo z Aplikacji Podatnika. System przyjmuje przesyłkę, a po przetworzeniu nadaje numer KSeF. Od tego momentu faktura jest w systemie na stałe — nie da się jej zmienić ani wycofać. Status wysyłki widzisz w programie; przy odrzuceniu KSeF podaje kod i opis błędu.
Aktualizacja 7 września 2026 · stan prawny sprawdzony 7 września 2026
Statusy, które zobaczysz
| Status | Co oznacza | Co robić |
|---|---|---|
| Wysłana | KSeF przyjął przesyłkę | czekać na numer |
| W trakcie przetwarzania | system sprawdza dokument | czekać, zwykle sekundy |
| Przyjęta | faktura ma numer KSeF | nic — gotowe |
| Odrzucona | dokument nie przeszedł walidacji | poprawić dane i wysłać ponownie |
UPO — potwierdzenie
Po przyjęciu faktury KSeF wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To dowód, że dokument trafił do systemu i kiedy. UPO warto pobrać i zachować — w PlusBook jest dostępne na ekranie faktury.
Kod QR na wizualizacji
Jeżeli przekazujesz nabywcy PDF faktury, dokument musi być oznaczony kodem QR umożliwiającym weryfikację w KSeF. Wynika to z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. PlusBook umieszcza ten kod na każdym PDF-ie automatycznie.
Najczęstsze pytania
- Ile trwa nadanie numeru KSeF?
- Zwykle kilka sekund. Przy większym obciążeniu systemu może to potrwać dłużej.
- Czy mogę wysłać tę samą fakturę dwa razy?
- Powstałyby dwa dokumenty. Dobre programy zabezpieczają się przed tym kluczem idempotencji wyliczanym z treści faktury — ponowne kliknięcie przycisku nie tworzy drugiej faktury.
Źródła
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Przepisy bywają zmieniane, a ich zastosowanie zależy od konkretnej sytuacji — w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.