Jak prowadzić księgowość jednoosobowej firmy?
Zakres zależy od formy opodatkowania i statusu VAT. Na ryczałcie bez VAT prowadzisz jedną ewidencję przychodów i płacisz podatek raz w miesiącu. Na skali z VAT-em dochodzi KPiR, ewidencje VAT, JPK_V7 i rozliczanie kosztów — i to jest już inna skala pracy.
Cztery warianty, cztery zakresy obowiązków
| Co prowadzisz | Co składasz | |
|---|---|---|
| Ryczałt bez VAT | ewidencja przychodów, wykaz środków trwałych | podatek do 20., PIT-28 i JPK_EWP do 30 kwietnia |
| Ryczałt z VAT | ewidencja przychodów + ewidencje sprzedaży i zakupów VAT | jak wyżej + JPK_V7 do 25. |
| Skala / liniowy bez VAT | KPiR, ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia | zaliczki do 20., PIT-36 albo PIT-36L i JPK_PKPiR po roku |
| Skala / liniowy z VAT | KPiR + ewidencje VAT | jak wyżej + JPK_V7 do 25. |
Co robisz co miesiąc
- 1
Zbierasz dokumenty
Faktury sprzedaży i — przy formach dochodowych — faktury kosztowe. Od 2026 roku faktury zakupowe odbierasz z KSeF, a nie z maila.
- 2
Wpisujesz je do ewidencji
Z właściwą datą, kwotą i — na ryczałcie — właściwą stawką.
- 3
Liczysz podatek i składki
Ryczałt albo zaliczkę na PIT, VAT jeśli jesteś VAT-owcem, składki ZUS i zdrowotną.
- 4
Płacisz i składasz pliki
Do 20. i do 25.
Czego nie prowadzi jednoosobowa firma
Ksiąg rachunkowych — te są wymagane dopiero po przekroczeniu ustawowego limitu przychodów albo przy niektórych formach prawnych. Zdecydowana większość jednoosobowych działalności prowadzi księgowość uproszczoną przez cały czas swojego istnienia.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć program księgowy?
Od 2026 roku księgi muszą być prowadzone elektronicznie i możliwe do przekazania w strukturze JPK. W praktyce oznacza to program — bezpłatny albo płatny — a nie dowolny arkusz.
Kto odpowiada za błędy w księgowości?
Podatnik. Umowa z biurem rachunkowym może przewidywać odpowiedzialność cywilną biura wobec Ciebie, ale wobec urzędu odpowiadasz Ty.
Czy na ryczałcie muszę zbierać faktury kosztowe?
Do podatku dochodowego — nie, bo kosztów nie rozliczasz. Jako czynny podatnik VAT zbierasz je jednak do odliczenia VAT-u, a niezależnie od tego przydają się do gwarancji i rozliczeń z kontrahentami.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Ten temat bezpośrednio wpływa na wysokość podatku albo składek. Sprawdziliśmy go w źródłach wskazanych niżej — ale Twoja sytuacja może zawierać okoliczność, której nie znamy.
Przepisy w tym obszarze są w trakcie zmian albo w okresie przejściowym. Weryfikujemy tę stronę częściej niż pozostałe, ale przed decyzją warto sprawdzić źródła.
- UstawaUstawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów (Dz.U. 2025 poz. 843)
- UstawaUstawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Administracjapodatki.gov.pl — Jednolity Plik Kontrolny
- Administracjabiznes.gov.pl — ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.