Faktura pro forma — co to właściwie jest
Pro forma to dokument handlowy, a nie faktura. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie daje prawa do odliczenia VAT i nie trafia do KSeF. Służy do tego, żeby pokazać kontrahentowi, ile i za co ma zapłacić — zanim transakcja dojdzie do skutku.
Aktualizacja 7 września 2026 · stan prawny sprawdzony 7 września 2026
Czym różni się od faktury
| Pro forma | Faktura | |
|---|---|---|
| Jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT | nie | tak |
| Rodzi obowiązek podatkowy | nie | tak |
| Nabywca odlicza z niej VAT | nie | tak |
| Trafia do KSeF | nie | tak |
| Można ją zmienić lub usunąć | tak | nie |
Kiedy się przydaje
- Gdy klient chce zapłacić z góry i potrzebuje dokumentu do przelewu.
- Gdy przygotowujesz ofertę z konkretnymi kwotami.
- W handlu zagranicznym — do celów celnych i logistycznych.
W PlusBook
- 1W edytorze faktury otwórz „Daty, płatność i uwagi” i wybierz rodzaj dokumentu „Pro forma”.
- 2Zapisz. Dokument dostanie własną numerację (PRO/…) i nagłówek „Pro forma”.
- 3Gdy klient zapłaci, kliknij „Zamień na fakturę” — pozycje przeniosą się do szkicu faktury.
Najczęstsze pytania
- Czy pro forma musi mieć numer?
- Nie musi, ale warto — bez numeru trudno się do niej odwołać w korespondencji z klientem.
- Czy pro forma może zawierać VAT?
- Może pokazywać kwotę VAT informacyjnie, ale ten VAT nie jest podatkiem należnym ani naliczonym. Rozliczasz go dopiero z faktury.
Źródła
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Przepisy bywają zmieniane, a ich zastosowanie zależy od konkretnej sytuacji — w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.