Jak wystawić fakturę?
Fakturę wystawiasz, wpisując dane sprzedawcy i nabywcy, kolejny numer, daty, opis sprzedaży i kwoty. Od 1 lutego 2026 r. większość faktur między firmami trafia do Krajowego Systemu e-Faktur, a fakturę uznaje się za wystawioną z chwilą przyjęcia jej przez KSeF. W PlusBook wystarczy NIP nabywcy — resztę pobierzemy z rejestrów.
Aktualizacja 7 września 2026 · stan prawny sprawdzony 7 września 2026
Co musi zawierać faktura
Lista jest zamknięta i wynika z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Brak któregokolwiek z tych elementów sprawia, że dokument jest wadliwy — a nabywca może mieć problem z odliczeniem VAT.
- data wystawienia,
- kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
- nazwy i adresy sprzedawcy oraz nabywcy,
- NIP sprzedawcy i — przy sprzedaży dla firmy — NIP nabywcy,
- data dostawy towaru lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia,
- nazwa towaru lub usługi,
- ilość i jednostka miary,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto, stawka i kwota VAT,
- kwota należności ogółem.
Jakie daty wpisać
Na fakturze są dwie daty i często je się myli. Data wystawienia to dzień, w którym tworzysz dokument. Data sprzedaży to dzień, w którym wykonałeś usługę albo wydałeś towar. Jeżeli są takie same, na fakturze i tak warto wpisać obie.
| Sytuacja | Termin |
|---|---|
| Zwykła sprzedaż | najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży |
| Najwcześniej | nie wcześniej niż 60 dni przed sprzedażą |
| Faktura zaliczkowa | do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zaliczki |
Numeracja
Numer musi być kolejny i jednoznacznie identyfikować fakturę. Format jest dowolny — ustawa go nie narzuca. Najczęściej spotkasz FV/09/2026/1 albo 1/09/2026, ale FV-14 też jest poprawne, o ile numery się nie powtarzają.
Jak wystawić fakturę w PlusBook
- 1Załóż konto — potrzebny jest tylko NIP Twojej firmy, resztę pobierzemy z CEIDG.
- 2Wejdź w „Faktury” i kliknij „Wystaw fakturę”.
- 3Wpisz NIP nabywcy i kliknij „Pobierz dane”. Nazwa i adres wypełnią się z rejestru REGON.
- 4Wpisz, co sprzedajesz, ilość i cenę netto. Stawkę VAT podpowiadamy.
- 5Kliknij „Wystaw i wyślij do KSeF”. Numer nadamy automatycznie.
- 6Pobierz PDF i wyślij go nabywcy albo daj mu odebrać fakturę z KSeF.
Cały proces zajmuje zwykle mniej niż minutę. Wystawianie faktur w PlusBook jest bezpłatne i bez limitu dokumentów.
Najczęstsze pytania
- Czy faktura musi mieć podpis?
- Nie. Ustawa o VAT nie wymaga ani podpisu, ani pieczątki. Faktura bez podpisu jest w pełni ważna.
- Czy mogę wystawić fakturę wstecz?
- Możesz wystawić fakturę po terminie — dokument nadal jest ważny — ale data wystawienia musi być prawdziwa, czyli taka, w której faktycznie ją tworzysz. Antydatowanie faktury jest niedopuszczalne.
- Kiedy trzeba wystawić fakturę?
- Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar. Nie wcześniej niż 60 dni przed sprzedażą.
- Czy fakturę można wystawić w Wordzie albo Excelu?
- Do 2026 roku tak. Od momentu, w którym obejmuje Cię obowiązek KSeF, faktura między firmami musi mieć postać ustrukturyzowaną i trafić do systemu — plik Word nie spełnia tego wymogu.
Źródła
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Przepisy bywają zmieniane, a ich zastosowanie zależy od konkretnej sytuacji — w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.