Faktura zaliczkowa i faktura końcowa
Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą — najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Gdy zaliczki pokryły całą należność, faktura końcowa nie jest potrzebna. Gdy pokryły część, faktura końcowa rozlicza resztę i wskazuje wcześniejsze zaliczki.
Aktualizacja 7 września 2026 · stan prawny sprawdzony 7 września 2026
Kiedy wystawiasz zaliczkową
Po otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Kluczowe jest słowo „otrzymaniu” — obowiązek podatkowy powstaje w momencie wpływu pieniędzy, a nie w momencie wystawienia pro formy.
Kiedy faktura końcowa nie jest potrzebna
Jeżeli zaliczki pokryły 100% należności, faktura końcowa nie jest wymagana — cała sprzedaż została już udokumentowana. Wielu przedsiębiorców wystawia ją mimo to, „na zero”, dla porządku; nie jest to błąd, ale nie jest też obowiązkiem.
Najczęstsze pytania
- Czy zaliczka od osoby prywatnej też wymaga faktury?
- Tylko na żądanie nabywcy. Przy sprzedaży dla konsumenta obowiązek wystawienia faktury powstaje, gdy ten o nią poprosi w ciągu 3 miesięcy.
- Czy pro forma wystarczy zamiast faktury zaliczkowej?
- Nie. Pro forma nie dokumentuje niczego dla celów VAT. Po wpływie zaliczki trzeba wystawić fakturę zaliczkową.
Źródła
Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. Przepisy bywają zmieniane, a ich zastosowanie zależy od konkretnej sytuacji — w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.