Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — bo tyle wynosi okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to około sześciu lat od wystawienia dokumentu.
Jak liczyć ten okres
Termin biegnie od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a nie od daty faktury. Podatek za grudzień 2026 płacisz w styczniu 2027 — więc pięcioletni okres biegnie od końca 2027 roku i kończy się z końcem 2032.
Sytuacje z dłuższym okresem
| Sytuacja | Ile |
|---|---|
| Środki trwałe | przez cały okres amortyzacji i 5 lat po zakończeniu roku, w którym upłynął termin płatności podatku za ostatni rok amortyzacji |
| Rozliczanie straty | przez okres, w którym strata może być odliczana, i przez okres przedawnienia zobowiązania za ostatni z tych lat |
| Dokumentacja pracownicza | odrębne przepisy — 10 albo 50 lat, zależnie od okresu zatrudnienia |
Forma przechowywania
Dokumenty można przechowywać elektronicznie, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przez cały okres przechowywania oraz możliwości ich udostępnienia organowi. Skan papierowej faktury spełnia te warunki, jeśli oryginał nie jest wymagany odrębnym przepisem.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wyrzucić papierowe faktury po zeskanowaniu?
Przepisy dopuszczają przechowywanie w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności, integralności i czytelności. Warto jednak mieć procedurę skanowania i kopię zapasową — sam skan na jednym dysku to ryzyko.
Co z dokumentami po zamknięciu firmy?
Obowiązek przechowywania nie znika wraz z wykreśleniem z CEIDG. Trwa przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Czy muszę przechowywać wyciągi bankowe?
Nie ma odrębnego obowiązku, ale bywają jedynym dowodem zapłaty — na przykład przy wykazywaniu, że składki zostały faktycznie zapłacone w danym roku. Warto je zachować razem z resztą dokumentacji.
Źródła i weryfikacja
Sprawdzone 2026-09-07
Ten temat bezpośrednio wpływa na wysokość podatku albo składek. Sprawdziliśmy go w źródłach wskazanych niżej — ale Twoja sytuacja może zawierać okoliczność, której nie znamy.
- UstawaOrdynacja podatkowa
- UstawaUstawa o podatku od towarów i usług
- KSeFksef.podatki.gov.pl — informacje ogólne o KSeF 2.0
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W sprawach indywidualnych rozstrzygające są przepisy i interpretacja właściwego organu.